Pagi tadi tinggal satu unit produk.
Di TikTok Shop, stok masih tunjuk satu. Di Shopee pun satu. Website sendiri juga masih benarkan checkout.
Kemudian dua atau tiga order masuk hampir serentak.
Masalahnya bukan sekadar siapa perlu dapat barang itu. Anda perlu cancel order, jawab customer, urus refund jika perlu, dan mula tertanya-tanya angka stok yang mana satu patut dipercayai.
Oversell bukan sekadar stok belum update
Oversell berlaku apabila lebih daripada satu channel menjual daripada stok yang sama, tetapi setiap channel bertindak seperti stok itu miliknya sendiri.
Kadang-kadang puncanya memang sync lambat. Kadang-kadang order WhatsApp belum masuk dalam rekod. Kadang-kadang team sudah simpan satu unit untuk tukar barang atau gantikan parcel rosak, tetapi unit itu masih kelihatan available kepada customer lain.
Sebab itu stok fizikal dan stok yang boleh dijual bukan benda yang sama.
Kalau rak ada 10 unit, tetapi 3 sudah diperuntukkan untuk order, 2 lagi sedang menunggu pickup courier dan 1 disimpan untuk replacement, stok selamat untuk dijual bukan lagi 10. Team perlu nampak beza ini sebelum setiap channel mula menjual dengan angka sendiri.
Pilih satu angka yang team percaya
Anda perlukan satu tempat untuk jawab soalan mudah: hari ini, berapa unit yang masih selamat untuk dijual?
Itu tidak semestinya bermaksud anda perlu tutup semua channel lain. Customer masih boleh beli di tempat yang mereka selesa. Tetapi angka stok perlu datang daripada satu source of truth, bukan daripada tekaan di beberapa dashboard.
Mulakan dengan tiga nombor untuk setiap SKU:
- Stok fizikal: unit yang betul-betul ada dan boleh diperiksa.
- Stok committed: unit untuk order yang sudah masuk, replacement, hold atau proses fulfillment.
- Stok sellable: baki yang memang selamat dipaparkan dan dijual kepada customer baharu.
Jangan biarkan team edit semua tiga angka sesuka hati. Tetapkan siapa yang boleh tambah stok, siapa yang boleh buat adjustment, dan apa yang berlaku bila order dibatalkan atau return masuk semula.
Jangan janji semua channel akan sync sempurna
Ada channel yang boleh disambungkan. Ada juga yang masih memerlukan import, rekod manual atau semakan oleh team. Jangan anggap semua channel akan mengemas kini stok pada masa yang sama hanya kerana produk itu mempunyai nama yang sama.
Jika satu channel belum sync, jangan paparkan keseluruhan stok anda di situ. Simpan buffer. Contohnya, jika baki sebenar tinggal lima unit dan satu channel masih dikemas kini secara manual, anda boleh paparkan tiga atau empat unit sahaja sehingga team sahkan keadaan sebenar.
Buffer bukan angka rawak. Ia ialah perlindungan untuk masa antara order masuk, rekod dikemas kini dan stok disahkan. Semakin lambat proses anda, semakin penting buffer itu.
Semak juga produk yang paling cepat habis, bundle yang menggunakan SKU sama dan variasi yang team selalu tersalah kira. Biasanya masalah oversell tidak berlaku pada semua produk. Ia berulang pada beberapa produk dan workflow yang sama.
Bila oversell tetap berlaku, selesaikan dengan cepat
Walaupun proses sudah kemas, exception masih boleh berlaku. Yang penting ialah team tahu apa perlu dibuat seterusnya.
Jangan terus cancel secara senyap. Semak dahulu order mana yang masuk dahulu, sama ada ada stok di lokasi lain, dan sama ada customer mahu tunggu, tukar variasi atau menerima refund.
Rekodkan sebabnya. Adakah ia datang daripada sync lambat, manual order yang tercicir, adjustment stok yang tidak direkodkan atau dua checkout yang berlaku serentak?
Bila sebabnya jelas, anda boleh baiki workflow. Kalau tidak, team hanya akan minta maaf untuk masalah yang sama setiap minggu.
Untuk situasi checkout yang berlaku serentak, baca apa berlaku apabila customer sudah bayar tetapi order tidak masuk. Ia menerangkan kenapa pengesahan order dan pengurangan stok perlu bergerak bersama.
Bila stok dan order bergerak dalam satu workflow
Sistem yang betul tidak menjanjikan semua masalah stok akan hilang. Tetapi ia memberi team satu rekod untuk melihat order yang committed, stok yang masih boleh dijual dan exception yang perlu diselesaikan.
Bila order daripada channel yang disokong masuk ke workflow yang sama, anda kurang bergantung pada copy-paste dan ingatan seseorang untuk menjaga stok. Jika TikTok Shop disambungkan dengan ARAS, lihat juga cara hubungkan TikTok Shop dengan ARAS untuk faham aliran order, stok dan fulfillment yang disokong.
Untuk gambaran lebih luas tentang menyusun order daripada beberapa channel, baca cara urus order TikTok Shop, Shopee, WhatsApp dan website dalam satu tempat. Matlamatnya bukan sekadar mempunyai lebih banyak channel. Matlamatnya ialah setiap order menolak daripada angka stok yang sama.